Cách viết tiêu đề e-mail hay
Gửi thư điện tử hiện nay càng ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng là người biết viết và gửi một e-mail chuyên nghiệp, nhất là về tiêu đề. Đây là phần thường bị mọi người coi nhẹ, thế nhưng lại có ý nghĩa vô cùng lớn đối với người nhận. Tiêu đề (subject) sẽ dễ dàng nhận biết được cho người nhận là người bận rộn, từ đó, họ sẽ không dễ dàng bỏ qua hay xóa đi. Hơn nữa, người nhận e-mail hiện nay, do tránh spam, sẽ ưu tiên đọc dựa trên tiêu đề và tên người gửi. Vì lý do đó, bạn nên viết nội dung tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng để bên kia có thể hiểu và mở thư. Hãy đọc các hướng dẫn sau để đạt được điều đó:
Hãy viết thật ngắn gọn và dễ hiểu bằng khoảng 20 chữ.
Để viết được tiêu đề, hãy đọc lại nội dung đã viết rồi tóm tắt thật ngắn gọn.
Những yếu tố cần có và đủ cho một tiêu đề tốt.
Để có thể viết được một tiêu đề tốt cho e-mail của mình hãy trả lời ba câu hỏi sau:
「何の」用件なのかを書く: Viết về cái gì
Muốn viết về cái gì thì hãy cho từ đó vào trong tiêu đề của e-mail. Bằng cách đó người nhận sẽ biết nội dung thư của bạn, từ đó đưa ra cách ứng xứ phù hợp.
Ví dụ: 「○○会議」: về hội nghị 、「○○案件」về phương án、「○○新製品ご案内」về hướng dẫn cho sản phẩm mới,...
「いつの」用件なのかを書く: Viết về khi nào
Câu hỏi này không nhằm mục đích là ngày tháng viết e-mail là chính, mà nhằm vào các yếu tố mang tính chất số nói chung, như: số lần, số thứ tự, nội dung của ngày bao nhiêu,..
Ví dụ: 「第3回」: lần thứ ba 、「No.5」: thứ năm、「6月1日」: ngày 6 tháng 1、「6/1」...
「どうしたいのか（概要）」を書く: Viết để làm gì
Trả lời câu hỏi này là để tìm ra mục đích gửi thư, nhằm một lần nữa xác định xem mục đích gửi có hợp lý không. Mục đích gửi thư được trình bày rõ ràng cũng góp phần tạo điều kiện cho người nhận xác định đúng đắn tính chất thư của mình hơn.
Ví dụ: 「～のお願い」: nhờ、「～のご連絡」: để liên lạc、「～のご報告」: báo cáo về 、「～のご提案」: đề xuất về,...
Phân tích các ví dụ nêu trên:
Ví dụ 1:
打ち合わせの件 >> 4/10(土)午前10時の打ち合わせの件
Lỗi: Không xác định ngày
Ví dụ 2:
山田さんへ >>「～のご連絡」等
Lỗi: Thiếu yêu cầu
Ví dụ 3:
ご報告 >> 納期・価格決定のご報告
Lỗi: nội dung không sáng tỏ, còn chung chung.
Ví dụ 4:
システムアップ作業のため、社内メールは8月1日は使えません。 >> 8/1日は社内メールが使えません
Lỗi: tiêu đề quá dài, không tóm tắt được nội dung chính muỗn truyền đạt.
Tiêu đề không phải là phần quá quan trọng nhưng sự chăm chút từng li từng tí sẽ thể hiện bạn là con người chỉn chu trong từng điều chi tiết nhỏ nhất.
