Lưu ý khi viết tiêu đề email và tên người gửi
Khi bắt đầu đi làm, cũng là lúc chúng ta phải làm quen với việc trao đổi thông tin công việc qua email. Viết business email tiếng Nhật thế nào cho chuẩn là thách thức lớn đối với nhiều bạn. Ngay cả các bạn trẻ Nhật khi mới đi làm cũng có nhiều người rất lúng túng khi viết mail cho cấp trên, khách hàng hay đối tác. Trong bài này, Tomoni sẽ giới thiệu cụ thể về cấu trúc và cách viết business mail trong tiếng Nhật . Các bạn hãy tham khảo và áp dụng để tránh phạm phải những sai sót đáng tiếc nhé.
TIÊU ĐỀ EMAIL :
Lưu ý 1: Tránh đặt những tiêu đề chung chung:
Ví dụ : 「お願い」 「お世話になっております」 「先日の件について」..
Lý do:
Làm người đọc ko phán đoán được việc bạn muốn truyền đạt qua email này là gì nếu chỉ nhìn qua trong danh sách email đến có thể bị bỏ qua để đọc sau nếu họ đang bận và rồi bị quên luôn…
Có thể bị nhầm tưởng là Spam mail thì sẽ bị xóa luôn.
Khi gửi email trong công việc, đặc biệt là cho cấp trên/ khách hàng,..những người có nhiều email, việc đặt tiêu đề email thế nào quyết định rất lớn đến việc email của bạn có được đọc hay không.
Lưu ý 2: Hãy đặt tiêu đề để người đọc nhìn qua là biết chủ đề của email:
Muốn như vậy, khi đặt cần lưu ý nó phải đủ dễ hiểu theo 3 tiêu chí sau :
・Về việc gì ? （Ví dụ : 〇〇会議、ＸＸプロジェクト）
Hãy chọn những từ khóa nhất định liên quan tới dự án/ sản phẩm mà bạn muốn trao đổi. Việc này sẽ giúp người nhận chỉ nhìn qua tiêu đề cũng hình dung ra việc bạn muốn trao đổi. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn trong việc tìm kiếm sau này.
・ Khi nào ? (Ví dụ : 第1回、12月10日）
Đưa ngày tháng, số lần,..vào tiêu đề sẽ giúp người nhận nắm chính xác được việc sự việc bạn muốn trao đổi sẽ xảy ra khi nào, có gấp ko,..
・Bạn muốn gì/muốn người đọc làm gì ? ( Ví dụ: ～のお願い、～のご報告、～のご確認）
Bằng cách đưa các từ khóa này vào, người đọc sẽ nắm rõ được ý đồ của bạn qua email trước khi bắt đầu đọc email chính
Một số ví dụ đặt tiêu đề email dễ hiểu, thân thiện với người nhận :
第3回 営業ミーティングのお知らせ
プレゼン資料ご確認のお願い（12/10東京本社）
【◍◍プロジェクト】進捗状況のご報告（No.2)
【〇〇セミナー】ご出席ありがとうございました。
新製品発売キャンペーン【12/1~12/10】のお知らせ
NOTE： Hãy đặt tiêu đề mail theo quy tắc 5W1H. Và khi đặt, hãy luôn ý thức cho các từ khóa cụ thể vào đề người nhận có thể nắm được nội dung chính bạn muốn trao đổi trước khi click vào xem mail.
TÊN NGƯỜI GỬI
Đối với những đối tác lần đầu tiên giao dịch, thì cách hiển thị tên người gửi ở
hòm thư đến của bạn cũng ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng của đối tác với bạn.
Hãy lưu ý phần cài đặt để phần tên người gửi hiển thị theo dạng :
会社名 ＋氏名 hoặc 氏名 ＋会社名
Ví dụ : NPO法人MP研究会 ファン・マイ Hoặc ファン・マイ (NPO法人MP研究会）
Tránh để khi email đến, ở phần người gửi chỉ hiển thị vỏn vẹn thông tin dạng:
takahiro@****.co.jp ( chỉ hiển thị địa chỉ email, ko rõ là ai)
営業部 ( chỉ hiển thị mỗi tên công ty hoặc phòng ban)
